Na maioria das lojas, o sistema de gestão é usado como um caderno eletrônico: venda no PDV, emitir a nota e, quando sobra tempo, olhar quanto entrou no caixa.
É como comprar um carro completo e usar só a primeira marcha. O software entrega relatórios, alertas e automatizações que decidem comprar, preço e até o salário da equipe, mas essas funções ficam paradas porque ninguém ensinou a usá-las ou porque a rotina não abre espaço para explorar.
O resultado é uma loja que trabalha muito e decide no escuro. Compra produto por achismo, descobre perda só quando o produto vence, não sabe qual item sustenta o lucro e paga comissão calculada na calculadora. Tudo isso tem solução dentro do próprio sistema, sem pagar nada a mais por isso.
Neste artigo, você vai conhecer cinco funções que poucos varejistas exploram e que mudam a rotina da loja na prática. Cada uma vem com explicação simples e exemplo de uso no dia a dia.
Função 1: Curva ABC de estoque
A curva ABC organiza os produtos por importância. Os itens classe A são os que mais movimentam a loja, geralmente um grupo pequeno de produtos que responde por boa parte das vendas. Os classe B são o meio-termo, e os classe C são os de baixa saída, que ocupam prateleira e capital sem devolver o mesmo retorno.
Por que poucos usam: a maioria dos gestores conhece a curva ABC por nome, mas nunca abriu o relatório no sistema. Ele costuma estar escondido entre os relatórios de venda e exige que a loja tenha o cadastro de produtos organizado.
Como usar na prática: gere o relatório por período e observe três coisas. Primeiro, se os itens A estão sempre em estoque, pois são eles que trazem o cliente. Segundo, se os itens classe C, estão acumulando dinheiro parado, pois merecem promoção ou redução de compra. Terceiro, se a reposição está priorizando os produtos certos.
Exemplo prático: um hortifruti percebe no relatório que batata e banana são classe A e que temperos prontos são classe C com margem baixa. A loja passa a garantir volume de batata e banana e usa os temperos apenas como item de conveniência, sem comprar grandes quantidades.
Função 2: Estoque mínimo e sugestão automática de compras
Estoque mínimo é a quantidade que a loja precisa ter para não ficar sem produto enquanto o fornecedor entrega a reposição. Quando o saldo chega nesse ponto, o sistema emite alerta e até sugere a compra com base no histórico de vendas e no tempo de entrega.
Por que poucos usam: cadastrar o estoque mínimo de cada produto dá trabalho no começo, e muitos gestores preferem confiar no “olhômetro” na hora de comprar. Com centenas de itens, o olhômetro falha justamente nos produtos que mais vendem.
Como usar na prática: defina o estoque mínimo dos produtos classe A primeiro, começando pelos 20 itens que mais saem. O sistema passa a avisar quando a quantidade está baixa, e a compra deixa de ser urgência para virar rotina organizada.
Exemplo prático: uma padaria define o estoque mínimo da farinha de trigo. Quando o saldo cruza o limite, o sistema alerta, e o responsável faz o pedido antes de a produção parar. O que antes era correria no meio do expediente vira um processo tranquilo.
Função 3: Margem real por produto
Vender muito não é o mesmo que lucrar. A função de margem por produto mostra quanto cada item contribui de fato para o resultado, descontando custos, impostos e despesas variáveis. Com ela, a loja descobre que o produto mais vendido pode ser o que menos sobra no caixa.
Por que poucos usam: o gestor conhece o preço de venda e o custo de compra, mas não calcula o que sobra depois de impostos e taxas. O sistema faz essa conta automaticamente, desde que o custo esteja certo no cadastro.
Como usar na prática: gere o relatório de margem por produto ou categoria e analise dois cenários. Primeiro, quais itens têm margem alta e merecem mais espaço na loja e na campanha. Segundo, quais têm margem baixa e dependem de volume, pois errar o preço deles é prejuízo silencioso.
Exemplo prático: um pet shop descobre que o banho e tosa tem margem alta, enquanto uma marca de ração tem margem fina. A loja passa a direcionar a equipe para vender pacotes de banho e tosa na saída do caixa, sem mexer no preço da ração.
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Função 4: Comissão de vendedores e metas
A função de comissão calcula o pagamento de cada vendedor com base nas vendas do período, aplicando a regra combinada (percentual por vendedor, por produto ou por meta atingida). Além de eliminar a calculadora no fim do mês, ela serve como ferramenta de motivação, pois o vendedor acompanha o próprio desempenho.
Por que poucos usam: em lojas pequenas, a comissão costuma ser combinada de boca e calculada manualmente por faixa de venda. Quando o time cresce, o cálculo vira fonte de divergência e desconfiança.
Como usar na prática: configure a regra de comissão no sistema e defina metas por vendedor. O relatório mensal sai pronto, e a loja ganha dois benefícios: o vendedor sabe exatamente quanto vai receber e o gestor enxerga quem está rendendo acima ou abaixo do esperado.
Exemplo prático: uma loja de vestuário define meta de vendas para a equipe e comissão progressiva para quem superar o objetivo. No fim do mês, o sistema gera o valor de cada vendedor, e a loja usa o ranking para reconhecer os melhores desempenhos e orientar quem ficou para trás.
Bônus: o fechamento de caixa que ninguém confere
Uma quinta função que passa despercebida é o fechamento de caixa automático. O sistema cruza o que foi vendido no PDV com o dinheiro, os cartões e o Pix recebidos, e aponta qualquer divergência na hora. Muitas lojas só percebem o rombo no fim do mês, quando reconstruir a conta é inviável. Conferir o caixa diariamente é o hábito mais barato para proteger o lucro.
Como começar a usar sem sobrecarregar a equipe
A mudança não precisa acontecer de uma vez. O caminho mais seguro é por etapas:
- Comece pelos cadastros. Custo e validade corretos no cadastro são a base de todos os relatórios. Marque uma semana para revisar os produtos classe A.
- Ative uma função por mês. Escolha a curva ABC no primeiro mês, o estoque mínimo no segundo, a validade no terceiro. Cada função nova vira rotina antes de a próxima chegar.
- Treine em doses curtas. Reúna a equipe por 15 minutos para mostrar o relatório e o que fazer com ele. Repita no mês seguinte, pois a repetição cria o hábito.
- Cobre uso, não presença. De nada adianta o sistema gerar relatório se ninguém abre. Escolha um horário fixo da semana para o gestor revisar os principais números.
