O controle de estoque é um dos maiores desafios de uma empresa familiar. Muitas vezes, a gestão do estoque é feita de maneira informal, sem registros detalhados ou um sistema adequado, ou seja, o que chamamos popularmente: “no olho”, o que consequentemente pode gerar desperdícios, perdas financeiras e dificuldades para atender os clientes.
Se a empresa não souber exatamente o que tem disponível e quanto tem de cada produto, você pode acabar comprando produtos desnecessários ou com falta de itens essenciais.
Para evitar esses problemas, confira as melhores práticas para organizar o estoque e aumentar a eficiência de sua empresa familiar.
Registrar todas as entradas e saídas de produtos
O primeiro passo para um bom controle de estoque é manter um registro detalhado de todas as mercadorias que entram e saem, ou seja, registrar no sistema todas as notas de entrada, e realizar as vendas de tudo que sai.
Mesmo que a empresa seja pequena, anotar tudo evita erros e surpresas no final do mês.
Você pode usar o sistema de gestão Storeware, para automatizar esse processo, evitar falhas humanas e evitar desperdício financeiros.
Evite pedidos pessoais com o estoque da empresa
Em empresas familiares, é comum que produtos do estoque sejam usados para fins pessoais sem o devido registro, ou seja, alguém pega para uso próprio e não faz o registro disso, e consequentemente, isto pode distorcer os números e gerar prejuízos.
Para evitar esse problema, crie regras claras e oriente todos os membros da família sobre a importância de separar os itens da empresa dos produtos de uso pessoal. E sempre faça a baixa dos produtos retirados do estoque, mesmo que seja para uso interno.
Faça inventários regulares em uma empresa familiar
Realizar contagens periódicas do estoque ajuda a identificar perdas, furtos e produtos vencidos.
Defina uma frequência para a conferência dos produtos, seja semanal, quinzenal ou mensal, dependendo do volume de vendas da empresa.
Isso permite corrigir erros antecipadamente, antes que elas se tornem grandes problemas.
Estabeleça um estoque mínimo e máximo para cada produto.
Defina limites mínimos e máximos para cada item, evitando excesso ou falta de mercadorias. Produtos em excesso ocupam espaço e aumentam os custos da empresa, enquanto a falta de itens pode gerar perda de vendas. Com um controle eficiente, é possível equilibrar o estoque e evitar prejuízos.
Automatizar o controle de estoque em uma empresa familiar
Se a empresa ainda faz o controle manualmente, pode ser o momento de investir em um sistema de gestão, como o Storeware.
Um software de gestão auxilia nas movimentações do registrador, geram relatórios, que auxiliam o gestor a tomar decisões melhores para alavancar os lucros, consequentemente, isso reduz o risco de erros e melhora a tomada de decisões.
Negociar prazos e condições com fornecedores
Ter um bom relacionamento com os fornecedores pode ajudar a evitar estoques excessivos.
Em vez de comprar grandes quantidades de uma vez, negocie prazos de entrega menores e compras mais frequentes. Dessa forma, a empresa mantém o estoque abastecido sem comprometer o fluxo de caixa.
Organize o estoque de forma prática e eficiente
A disposição dos produtos influencia diretamente na eficiência do controle de estoque.
Mantenha os itens organizados por categoria e identifique claramente cada produto. O método PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai) é ideal para mercadorias perecíveis, garantindo que os produtos mais antigos sejam vendidos antes dos mais novos.
Controlar o estoque de uma empresa familiar exige organização, disciplina e, quando possível, o uso de tecnologia. Registrar todas as movimentações, separar os produtos da empresa dos itens pessoais e realizar inventários regulares são passos essenciais para evitar prejuízos.
Além disso, negociar com fornecedores e automatizar o controle pode facilitar muito a gestão. Com essas práticas, sua empresa familiar terá mais eficiência e lucratividade.
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